framedesignlab.com

Управління робочим процесом є найважливішим аспектом ділових операцій. Це особливо актуально для цілодобових організацій, таких як ті, що беруть участь в операціях електронної комерції. Як ніколи раніше, працівники відповідають за робочі процеси, використовуючи мобільні зв’язки, такі як портативні комп’ютери та смартфони. Зростання використання автоматизованих систем відстеження на комп’ютері та в Інтернеті створило суттєві зміни в процедурах обробки замовлень, які формально мали паперовий характер. Зараз працівники мають більш ефективні способи відстеження потоку замовлення на роботу, що збільшує здатність організацій пришвидшувати та реагувати на потреби клієнтів.

1

Визначте стандартні заходи, необхідні для виконання різних категорій замовлень у вашій організації. Створіть візуальну діаграму робочого процесу, яка ілюструє вхідні та вихідні дані, необхідні для обробки типового замовлення. Це система робочого процесу, що базується на діяльності, яка зміщує мислення від результату, що здійснюється окремими людьми, до координації трудової діяльності окремими особами.

2

Створіть систему планування робочих замовлень. Послідовність завдань використовується компанією для встановлення пріоритетів на замовлення на роботу та встановлення місця, де робота потрапляє в графік обробки замовлень. Використовуються різні методи планування, такі як "найдавніший термін виконання", "найдовший час обробки", "найкоротший час обробки", "хто прийшов, хто першим прийшов" і "бажане замовлення клієнта". Правила робочого замовлення повинні також визначати, коли використовувати категорію замовлення "швидкий". Визначте найкраще правило послідовності робіт для використання, виходячи з конкретної бізнес-стратегії організації.

3

Розробити систему відстеження часу, яка фіксує час отримання робочих замовлень. Вимагати від персоналу служби замовлення введення інформації про час, яка встановлює відповідальність за тих, хто відповідає за замовлення, по континууму обробки замовлення. Він також надає дані, які можна використовувати для оцінки середньої кількості часу, необхідного для обробки замовлення вздовж кожної точки в процесі робочого процесу.

4

Створіть систему реєстрації та сповіщення сторін про затримки чи збої в обробці замовлень. Включіть описову інформацію про причини затримок робочого замовлення, такі як простої машини та інші показники. Це додає історію вакансій для кожного замовлення та служить корисною інформацією при оцінці результатів бізнесу.

5

Розробити системи звітності, які можна експортувати на основі визначених факторів, пов’язаних з обробкою замовлення. Наприклад, звіти про обробку замовлень можуть генеруватися за датою замовлення, датою завершення або працівником. Розробити та опублікувати звіти про відстеження часу для даного замовлення для перегляду та оцінки зацікавленими сторонами, що беруть участь у процесі замовлення робочого місця.