framedesignlab.com

Початок процесу нарахування заробітної плати для будь-якої компанії починається з отримання відповідної документації від працівників. Відділ кадрів перешле внутрішню форму або копію листа про прийняту пропозицію разом із відповідними документами до відділу оплати праці. Після того, як цей процес буде підтверджено як завершений, можна розпочинати запис інформації про працівників та розпочинати розрахунки за період оплати праці. Вся ця інформація зберігається в суворо конфіденційній формі, необхідна для знання, і зберігається під замком.

Перевірка прийнятності на роботу

У відділі заробітної плати форму прийняття на роботу часто називають формою I-9. Кожен найнятий працівник повинен заповнити цю форму та надати допоміжну документацію, яка вказує на право на працевлаштування в Сполучених Штатах. Форма I-9, надана Службою громадянства та імміграції США для завантаження, вимагає двох перевірених форм ідентифікації із заздалегідь визначеного списку прийнятних ідентифікаційних даних. Американські роботодавці повинні зберігати I-9 у файлі заробітної плати працівника або у кадровій документації. Роботодавець зобов’язаний переглянути форми посвідчення особи та забезпечити законність. Форми повинні зберігатися протягом одного року після закінчення для перевірки уповноваженими урядовцями США на їх запитання.

Визначення податкових відрахувань

Працівники заповнюють форму W-4, коли їх нещодавно приймають на роботу або вносять зміни до своїх податкових відрахувань, а також надають свій номер соціального страхування для нарахування заробітної плати. Ця форма зберігається у файлі обліку заробітної плати та, як правило, вимагає щорічного оновлення, якщо не вносяться зміни. Добре, щоб працівники надавали оновлені форми W-4, коли Служба внутрішніх доходів оновлює форму, доступну безкоштовно на її веб-сайті. Співробітники виконують розрахунки робочого аркуша, щоб визначити надбавки на утримання, підписують та датують його перед тим, як перетворити на відділ оплати праці або людських ресурсів. Ця форма дозволяє відділу з оплати праці визначати кількість відрахувань та податковий статус працівника, одинокого чи одруженого, під час обчислення відрахувань із заробітної плати.

Лист-пропозиція

Залежно від внутрішньої структури компанії, відділ кадрів або керівник працівника подають копію підписаного листа з пропозицією або іншої форми, щоб надати фонд оплати праці із статусом працівника, погодинною або щомісячною заробітною платою працівника та пільгами, за які працівник кваліфікується. У цій формі або листі повинно бути зазначено, звільняється чи не звільняється працівник, оскільки працівники, що не звільняються, мають право на надурочний час. Для звільнених працівників не повинно бути подано часових карток, а заробітна плата обчислюється однаково для кожного завершеного періоду оплати праці.

Запис інформації

Після отримання всієї належної документації для тих компаній, які використовують програмне забезпечення з оплати праці, кожен новий працівник повинен бути внесений до системи оплати праці. Система буде зберігати всю відповідну інформацію, включаючи номер соціального страхування працівника, погодинну заробітну плату або річну заробітну плату працівника, кількість відрахувань, що утримуються, як надано працівником за формою IRS W-4, та статус утримання працівника, наприклад, самотній або одружений. . Також надається інформація про виплати, яка може включати як внески роботодавців, так і працівників. Придатність за спеціальною програмою, така як плани їдальні, рахунки, що утримують медичні послуги, та будь-які відрахування в розмірі 401 тис., Також включаються, якщо вони мають право. Якщо працівник не подав форму I-4 IRS, фонд нарахування заробітної плати полягає у розрахунку утримань податків за вищою єдиною ставкою.