framedesignlab.com

Плануючи розваги для конференції, пам’ятайте, що лише частина мети заходу - розважити відвідувачів. Окрім того, щоб зробити подію приємною, вам потрібно зробити її торговою точкою, яка залучить відвідувачів та надасть можливості для спілкування та ведення бізнесу. Не плануйте розваги для конференцій у вакуумі - попрацюйте з планувальником подій, щоб визначити, які елементи зроблять розвагу відповідно до мети конференції.

Дізнайтеся мету

Першим кроком у плануванні розваг для конференції є розуміння того, чому група, яка проводить зустріч, хоче розваги. Розваги можуть стати значними витратами на конференцію, тому, ймовірно, основною метою є заохочення більшої кількості відвідувачів. Іншою метою може бути надання учасникам шансу на спілкування поза межами семінару та виставки.

Знати аудиторію

Ваш вибір розваг буде обертатися навколо вашої аудиторії. Якщо це старша група, вам може знадобитися більш традиційна обстановка, а не група з гучною музикою, блимаючими вогнями або ультрасучасним декором. Молодшій аудиторії, швидше за все, сподобається клуб, модний бар чи ресторан. Зробіть свій сайт цікавим для подружжя, якщо вони будуть відвідувати його, і якщо збільшення відвідуваності є одним із ваших ключових факторів для заходу.

Вивчіть тему

Якщо тема конференції має тему, прив’яжіть розважальний захід до теми. Якщо тема конференції пов’язана зі спортом, проведіть свій захід у місцевій спортзалі середньої школи разом зі старовинною групою, щоб створити носовий стрибок. Якщо тема морська, замовте коктейльний круїз. Прив’язка вашої події до теми конференції допомагає створити наступність і показує, що ви працюєте з організацією для досягнення її мети для конференції.

Виберіть місце проведення

Якщо метою розваги є збільшення відвідуваності, виберіть місце, яке зацікавить гостей, шукаючи сайти, яких вони не можуть отримати вдома. Влаштуйте коктейль у місцевому музеї чи ботанічному саду. Заведіть гостей до ресторану в історичній частині міста, про який вони раніше чули. Не вибирайте гучний сайт, якщо мережа критична. Спростіть його дістатися, домовляючись про автобус або шаттл, якщо сайт не в межах пішої доступності або погода буде поганою.

Логістика

Дізнайтеся, який ваш бюджет, щоб визначити, скільки ви можете витратити на їжу та напої, транспорт, прокат кімнат, аудіо-візуальні та декоративні матеріали. Зв’яжіться з потенційними місцями та отримайте витрати на оренду кімнат, їжу та напої та аудіо-відео. Переговоріте про свій контракт, шукаючи найнижчі гарантії, поки ви не отримаєте кращого уявлення про свою присутність. Багато сайтів вимагатимуть мінімальну кількість їжі та напоїв, остаточна гарантія повинна бути надана за 24-48 годин до заходу.