framedesignlab.com

Процедури виставлення рахунків та бухгалтерського обліку важливі для того, щоб все було прямо і без плутанини. Якщо кожна офісна людина вирішить робити все по-своєму, досить скоро у вас буде великий безлад у ваших руках. Процедури бухгалтерського обліку надають структуру та організацію процесам. Наприклад, якщо у компанії є процедура сплати рахунків кожного вівторка, то рахунки оплачуються по вівторках незалежно від того, хто це робить. Процедура не з чуток; це правило бізнесу. Малий бізнес може посилити свої процедури, зробивши їх більш ефективними та корисними під час управління фірмою.

1

Визначте свої ризики та слабкі сторони. Для вдосконалення процедур бухгалтерського обліку та виставлення рахунків потрібно з’ясувати сфери, які потребують вдосконалення - це може бути непростим завданням. Вам потрібно буде проаналізувати, де лежать проблеми, часто не очевидні. Вам потрібно буде спостерігати і шукати вузькі місця в бухгалтерських завданнях, а також ризики шахрайства та помилок. Наприклад, ви можете помітити, що ваша дебіторська заборгованість відбувається занадто повільно. Це може бути тому, що рахунки надсилаються занадто пізно, або тому, що рахунки заплутані або, можливо, тому, що вам потрібно почати приймати платежі за кредитною карткою. Або тому, що хтось «позичав» кошти у вашого бізнесу. Можливо, причина повільної оплати полягає в тому, що пошта не відкривається одразу щодня. Визначення проблем і того, що криється за цією проблемою, може бути складним.

2

Будьте в курсі стримувань та противаг. Багато разів найшвидший спосіб вирішення проблеми може бути не найкращим, оскільки він може усунути процеси "стримувань і противаг". Наприклад, особа, яка здійснює виставлення рахунків, не повинна отримувати платежі. Це основна концепція "стримувань і противаг", відома як розподіл обов'язків. Якщо одна і та ж особа виставляє рахунки та отримує кошти, і є помилка, її можна взагалі приховати або пропустити. Якщо особа, яка виставляє рахунки, краде кошти, її важко вловити, оскільки вона виконує всі функції в процесі, що є поганою ідеєю. Залучити принаймні двох людей до основних бухгалтерських процесів отримання грошей та оплати векселів.

3

Поговоріть із клієнтами та продавцями про виставлення рахунків та інші питання. Вітальний відгук або скарги - зазвичай це ознаки того, що певні процедури потрібно змінити. Слідкуйте за скаргами людей та шукайте закономірності. Наприклад, коли занадто багато людей скаржаться на ставлення особи до вашої дебіторської заборгованості, то, можливо, їй доведеться пройти навчання та вдосконалити процедури, щоб включити телефонний етикет та очікування.