framedesignlab.com

Як власник малого бізнесу, ваші клієнти є основою вашого бізнесу. Без них успіх неможливий. Коли ваші клієнти роблять запит, вони очікують, що ви виконаєте його якнайкраще. Запити на послуги надходять у різних формах, наприклад, придбання матеріальних предметів, укладення договору на виконання послуги або подання скарги на ваші товари чи послуги. Щоб допомогти надати своїм клієнтам ефективне обслуговування, розробіть систему, яка дозволяє відстежувати їх запити.

1

Створіть окремі файли на жорсткому диску комп’ютера для кожного з ваших клієнтів. Наприклад, створіть на своєму диску C папку та позначте її як "Поточні запити на обслуговування". У цій папці створіть файли для кожного з ваших клієнтів та позначте їх відповідним іменем клієнта. Створіть іншу папку на C-диску та позначте її як "Закриті запити на обслуговування". Створіть окремі файли для кожного з ваших клієнтів у папці “Закрито”.

2

Розробіть шаблон запиту на послугу за допомогою електронної таблиці або програми обробки текстів. Введіть напівжирним шрифтом “Запит на обслуговування” по центру сторінки. Кілька пробілів ліворуч від сторінки містять назву вашої компанії, адресу, номер телефону та адресу електронної пошти. Перемістіть дані замовника праворуч. Сюди входять ім’я клієнта, адреса, номер телефону та електронна адреса.

3

Внесіть необхідні стовпці під заголовок та призначте заголовки, що стосуються запиту на послугу. Наприклад, заголовки можуть містити: "Дата запиту", "Запит зроблений" та "Опис". Створіть достатньо місця для стовпця “Опис”, щоб за потреби можна було вводити детальну інформацію.

4

Намалюйте поле "Коментарі" внизу сторінки, ліворуч. У розділі "Коментарі" вкажіть додаткову інформацію про запит, наприклад, як ним буде керувати та приблизну шкалу часу. У нижньому правому куті сторінки проведіть рядок та введіть "Прийнято" під ним для особи, яка приймає запит. напишіть його ім’я. Під цим рядком створіть інший рядок і введіть "Дата завершення".

5

Збережіть запит у папці “Поточні запити на обслуговування” під відповідною назвою файлу. Після обробки запиту зв’яжіться з клієнтом, щоб дізнатись, чи задоволена вона. Якщо так, введіть дату заповнення запиту на послугу та збережіть документ у папці “Закриті запити на обслуговування” у відповідному файлі. Для резервного копіювання та для підвищення надійності вашої файлової системи створіть дві папки на папері, одну для «Поточних запитів на обслуговування», а іншу - для «Закритих запитів на обслуговування». Розташуйте кожен паперовий документ за алфавітом у відповідній папці.