Ідеї подання та організації
Як би вам не хотілося вірити, що ви живете в абсолютно цифрову епоху, все ще багато паперових документів використовуються щодня. Для більшості контрактів потрібні оригінальні підписи чорнилом, рахунки-фактури та пакувальні квитанції друкуються та постачаються разом із кожним замовленням, а тендерні документи, як правило, друкуються та скріплюються у книгу. Вам потрібно використовувати ідеї подання та організації, щоб переконатися, що ви можете легко отримати доступ до важливих статей.
Архівування
Якщо ви дозволяєте змішувати свої активні файли з заархівованими, то це може ускладнити пошук поточних документів, ніж це потрібно. Створіть дві картотечні системи в картотеці. Зробіть верхню частину шафи активними, а нижню - заархівованими. Як правило, для ваших архівованих файлів потрібно більше місця, тому надайте більше місця в ящику для цих файлів. Розташуйте активні файли у верхній частині шафи для зручного доступу, а заархівовані файли - внизу.
Кольорове кодування
Коли ви подивитесь на шухляду картотеки, повну папок маніли, вони можуть почати виглядати однаково. Одним із способів полегшити пошук потрібного файлу є використання системи кольорового кодування у ваших папках файлів. Ви можете придбати кольорові наклейки для своїх папок у будь-якому магазині канцелярського приладдя. Ви можете використовувати кольори, щоб позначити різні відділи, відрізнити фінансові справи від нефінансових або розбити їх за виконавчою відповідальністю. Щоб допомогти іншим користуватися вашою системою кольорового кодування, створіть довідник на звичайному папері розміром 8 1/2-дюймовий-11-дюймовий папір, на якому є наклейки разом із тим, що наклейки мають представляти.
Вкладені папки
Якщо у вас є інформація, яку можна легко розділити на підкатегорії, то вам слід скористатися підпапками, щоб допомогти зберегти цю інформацію. Наприклад, якщо у вас є серія файлів для кожного із 50 станів, використовуйте 50 підпапок, щоб зберегти інформацію окремо у вашій системі подання. Вкладені папки можуть допомогти вам відокремити активні рахунки-фактури від оплачених рахунків-фактур, розбити різні записи персоналу відділу або зберегти всю інформацію для кожного замовлення на поставку, згруповану за номером замовлення на придбання.
Тримайте це організовано
Створіть правило офісу, згідно з яким лише невеликій групі призначених людей дозволяється витягувати файли та повертати файли назад у шафи. Якщо ви дозволите кому-небудь у компанії доступ до файлів, то з часом системи подання файлів будуть проігноровані, і буде плутанина. Дозвольте лише деяким людям, які знають системи, витягувати файли тим, хто їх потребує, і повертати файли, коли вони закінчать.
